نکاتی درمورد مدیریت زمان

َ((یاقادر))

غلامرضا توفیقی

نکاتی درمورد مدیریت زمان

بي ترديد با ارزش ترين منبع در اختيار هر انسانی همواره زمان است و به نظر مي رسد که ا

هميت اين منبع، روز به روز بيشتر و بيشتر مي شود. تغييرات پي در پي محيط کسب و کار

در سطح خرد و کلان، با حضور پديده هاي جهاني سازي (تقاضاي بزرگي براي وقت و زمان را

بوجود آورده است. از سوی ديگر جهت گيري در قبال اين تحولات، نيازمند کسب دانش و

اطلاعات مناسب است. هرچه میزان مدير از مسائل روز بيشتر باشد، احتمال بهره گيري از

فرصت هاي دنياي کسب و کار نيز بيشتر خواهد بود. به راستي چه بايد کرد؟ از سويي نياز

ما امروز به استفاده از ابزارهاي آموزشي و تحصيل دانش در حوزه هاي مختلف کسب و کار

پيوسته بيشتر مي شود و از طرف ديگر؛ زمان در اختيارمان روز به روز محدودتر مي گردد.

مردم حتي در روزهاي تعطيل نيز نمي توانند کار را فراموش کرده و آن را کنار بگذارند.

تکنولوژي باعث گرديده است تا در هر نقطه در دسترس باشيم. آيا فشار، براي موفقيت در

کسب و کار، اين الزام را بوجود مي آورد يا اعتقاد به اين که وجود ما براي انجام کار حتماً لازم

است؟ واقعيت اين است که سخت کار کردن نه تنها متضمن موفقيت نيست، بلکه مي تواند

بطور معکوس موجب پيدايش استرس گردد و در نتيجه احتمال حوادث غير مترقبه را افزايش

دهد. پس مشکل کجاست و اين سردرگمي از کجا نشأت مي گيرد؟ چرا زمان به يک مشکل

تبديل شده است؟ براي آن که بتوانيد زمان تان را بهتر مديريت کنيد بايد از (مديريت) خودتان

شروع کنيد. درک تفاوت بين کارايي و اثربخشي، هسته مرکزي، مديريت زمان را تشکيل

مي دهد. کارايي، یعنی انجام درست کارها اثربخشي، یعنی انجام کار درست بسياري از

اوقات، ما بجاي تمرکز بر اثربخشي- يا به عبارت ديگر، انجام کار درست- زمان زيادي را به

درست انجام دادن کار اختصاص مي دهيم. آيا شما نيز تعلل مي کنيد؟ بسياري از ما عادت

کرده ايم تا کارها را به تأخير بيندازيم، برخي بيشتر و برخي کمتر. براي مثال آيا شما در

موارد زير تعلل مي کنيد: وظايف روتين کسالت باري که اکنون به کارهاي عادي و روزمره

تبديل شده اند و ديگر چالش تلقي نمي شوند؟ تلفن هاي مشکل و يا تصميمات دشواري

که بايد گرفته شود؟ کارها و يا پروژه هاي جديدي که نمي دانيد آنها را از کجا شروع کنيد؟

افرادي که زندگي را بر شما دشوار ساخته اند؟ ضمن اين که گاهي اوقات به تأخير انداختن

برخي کارها موجب بروز خسارت مي گردد، مي دانيد که در نهايت نمي توانيد از زير بار آن

شانه خالي کنيد و دير يا زود بايد آنها را به انجام برسانيد. اگر ميزان انرژي، زمان و فکر

خلاقي که صرف به تأخير انداختن کارها مي کنيد را محاسبه نماييد، متعجب خواهيد شد.

تصور کنيد اگر و تنها اگر آن انرژي صرف انجام کار و نه اجتناب از آن مي گرديد، زندگي شما

تا چه اندازه آسانتر مي شد! خطر واقعي آنجا نهفته است که ما هرگز به انجام کارهايي که

در زندگي کاري و از آن مهمتر در زندگي شخصي ما واقعاً اهميت دارد، مبادرت نمی کنیم و

تنها به صحبت اکتفا می نماییم و در نهايت، زمان بسيار زيادي را در اين فرآيند به هدر دهيم.

هرچه کارها را بيشتر به تعويق بياندازيد، مقاومت بيشتري نسبت به وظيفه مزبور در خود

بوجود خواهيد آورد و نقطه شروع کار براي شما دشوارتر خواهد بود. سعي كنيد نكات زير را

همواره رعايت كنيد: اولويت بندي: کارهاي مهم و فوري، فوري و مهم! توجه خود را به

فعاليت هايي با نرخ بازده بالا معطوف کنيد. دفتر يادداشت روزانه را از قلم نياندازيد. گاهي

اوقات، افرادي که به آنها تکيه کرده ايم، پشت ما را خالي مي کنند. گاه نحوه استفاده از

زمان در اختيار ما توسط ديگران ديکته مي شود، براي مثال، مشتريان که براي تقاضاي خود

به ما پیام می دهند.هيچ گاه زمان لازم براي انجام کارها را دست کم نگيريد (تخمين نزنيد).

همواره سعي کنيد تا زماني را براي موارد اقتضا در نظر بگيريد. بيش از اندازه روي برنامه

تکيه نکنيد زيرا همواره امکان تغيير در شرايط وجود دارد. اگر برنامه ريزي هم نکنيد در واقع

براي شکست خود برنامه ريزي نموده ايد. برنامه هاي بزرگ تر را به وظايف کوچک تر تبديل

کنيد. روي انجام کارهاي لازم براي بهبود بهره وري خود تمرکز کنيد. با انجام يک سري

فعاليت هاي کوچک تر، حسي از انجام کار و تحصيل نتايج در شما بوجود بيايد. طمينان

حاصل کنيد که تمام ابزار مورد نيازتان در نزديکي و کنار شماست. در مورد اطلاعات،

مستندات و نوشت افزار مورد نيازتان فکر کنيد. در صورت بي توجهي به اين نکات، ممکن

است مقدار قابل توجهي از وقت شما در هفته (حدود 4 ساعت)، صرف جستجو براي

وسايل مورد نياز گردد. به جاي نشستن خود بي توجهي نکنيد. اشکال وجود ستون هاي

کاغذ (روي ميز) آن است که مغز، بصورت آگاهانه تنها مي تواند در يک لحظه به روي يک گروه

اطلاعات تمرکز داشته باشد. هر چقدر برگه هاي روي ميز شما بيشتر باشد، بيشتر ترغيب

مي شويد تا آن ها را برداشته و بر آن ها نگاهي بياندازيد. براساس يک برآورد، افرادي که ميز

کار شلوغ و نامرتبي دارند، روزانه حدود 45 دقيقه از زمان خود را صرف جستجو براي برگه ها

و مستندات گم شده خود مي کنند. در مقابل وسوسه نيمه تمام گذاشتن کارتان به روي

ميز مقاومت کنيد. وقتي که شما برگه هاي کاغذ دريافت مي کنيد، آن ها را بخوانيد و

تصميم بگيريد که مي خواهيد با آن چه کاري انجام دهيد. از تکنيک GUTS استفاده کنيد: آن

را بدون توجه، به ديگران بدهيد (Give it away). آن را بکار بگيريد (Use it). آن را دور بياندازيد

(hrow it away). آن را (به ديگري) ارجاع دهيد (Send it). در نزديکي خود يک سطل آشغال

داشته باشيد. هرگاه شک داشتيد، آن را دور بياندازيد! از رسيدن نامه هاي ناخواسته

ممانعت کنيد. اطلاعات مورد نيازي مانند (نام ها، آدرس ها، شماره تلفن ها و ...) که همواره

لازم است آنها را کنار دست خود داشته باشيد. براي مواردي که قرار است بطور بلندمدت

مسکوت گذاشته شوند و يا لازم است بعداً پيگيري گردد، يک پرونده يادآوري ايجاد نماييد،

پرونده ها را بگونه اي جدا کنيد که هر روز ماه در آن مشخص شده باشد و پشت سر آن 11

پوشة ديگر براي ماههاي آتي قرار گيرد. اطمينان حاصل کنيد که پرونده ها بر چسب خوانا و

مرتب داشته باشند. يک برگه فهرست (با يک رنگ متفاوت) درون پرونده قرار دهيد. اين کار،

به شما کمک خواهد کرد تا به سرعت از محتواي آن اطلاع يافته و در زمان خود صرفه جويي

کنيد. کار بايگاني خود را به هنگامي موکول کنيد که در پائين ترين سطح انرژي خود هستيد.

شماره تلفن هاي مهم را هميشه همراه خود داشته باشيد. شماره کارت هاي اعتباري را

در يک جاي مطمئن يادداشت کنيد. از کليه تجهيزاتي که ممکن است به همراه داشته

باشيد، بخوبي محافظت و نگهداري کنيد.

التماس دعا